Если относитесь к той категории людей, на рабочем столе которых навалена куча документов, рекламных брошюр, грязных кофейных чашек, журналов, книг, бумаги и листов всех видов, задумайтесь, не пришло ли время разобрать весь этот хаос?
Наведение порядка на рабочем столе — затратная по времени операция, но очень полезная с точки зрения профессиональной эффективности и имиджа, особенно в том случае, если работаете в офисе крупной компании.
Организация рабочего места: как это сделать?
Порядок на рабочем столе предполагает наличие всего нескольких предметов, которые необходимы для осуществления профессиональной деятельности. Возможно, что обычно без труда находите нужный документ среди всего вороха бумаг, однако нельзя отрицать, что аккуратный стол многое говорит о его владельце. Организация рабочего места потребует от вас времени и терпения, но результат того стоит и в дальнейшем не придется тратить много времени на его поддержание.
- Сначала необходимо все убрать со стола, вынуть ящики и тоже их освободить. Затем очистить все поверхности с помощью подходящего моющего средства, исходя из особенностей материала, из которого сделан рабочий стол.
- Следующим шагом является сортировка бумаг и документов. Все они должны быть просмотрены, отсортированы и каталогизированы в специальные папки. Текущие документы можно оставить на столе, архив убрать в ящики, а ненужные выбросить или использовать как черновики, поместив в специальный лоток.
- Канцелярские принадлежности также нужно отсортировать и сложить в органайзер. Оставляйте только пишущие ручки и исправно работающие принадлежности, все остальное нужно выбросить.
- После того, как эти операции будут выполнены, следующим шагом должна стать установка компьютера таким образом, чтобы оставалось достаточно места для рук. Системный блок должен быть размещен под столом или рядом с ним.
Как навести порядок на столе и компьютере
Порядок на рабочем столе позволит не только лучше работать, но и произвести положительное впечатление на коллег и начальство, создавая образ эффективного и надежного человека.
- Первое, что нужно сделать, чтобы навести порядок в рабочем компьютере — это создать папки, в которые затем переместить имеющиеся электронные документы, отсортированные по степени важности, конфиденциальности, типу и дате. Папки нужно подписать как можно более кратно, но емко. Также создайте папки, документы в которых должны быть отработаны немедленно, а также содержащие типовые формы и черновики.
- Что касается органайзера, в нем должны находиться ручки, карандаши, ластик, а также клейкая лента, степлер со скобами, линейка, ножницы и/или нож, точилка и, возможно, флешка. Все это позволит не тратить время на поиски нужного предмета в столе или у коллег.
- В верхней части офисного стола можно поставить календарь, а листы, тетради и предметы, которые могут быть полезны, но которые не попадают в категорию строго необходимых, можно убрать в ящики, где также должно быть выделено место для любых личных вещей и лакомств.
- Кабели различных устройств (ПК, принтер, телефон и т. д.) можно упорядочить с помощью специальных держателей для проводов или пропустить сквозь зажимы для бумаг, прикрепив последние к задней части рабочей поверхности стола.
После сортировки и уборки достаточно нескольких простых мер предосторожности, чтобы поддерживать чистоту и порядок: избегайте размещения слишком большого количества лишних предметов на рабочей поверхности, складывайте бумаги, листы и канцелярские товары в соответствии с удобной системой каталогизации или хранения. Рабочую поверхность раз в два-три дня очищайте влажной тряпкой и моющим средством.
